文件控制程序
QMS-CX -01 423
1.目的
對質(zhì)量管理體系所要求的文件的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢和回收等進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.范圍
適用于對質(zhì)量管理體系所要求的文件控制。
3.職責(zé)
3.1 管理者代表負(fù)責(zé)組織《質(zhì)量手冊》的編寫、審核，由總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布。
3.2 管理者代表負(fù)責(zé)《程序文件》的批準(zhǔn)、發(fā)布。
3.3 辦公室負(fù)責(zé)組織編寫《質(zhì)量手冊》、《程序文件》，以及它們的發(fā)放、更改控制和管理，并負(fù)責(zé)其他管理性文件編寫、發(fā)放、更改控制，以及管理性文件的發(fā)放管理。
4 控制內(nèi)容
4.1 文件的控制范圍
4.1.1 管理性文件
a、《質(zhì)量手冊》、《程序文件》。
b、其他有關(guān)管理文件，如《設(shè)備保養(yǎng)制度》、《崗位任職要求》等。
4.1.2 技術(shù)性文件，如、《工藝卡》、《檢驗(yàn)規(guī)范》等。
4.1.3 質(zhì)量記錄。
4.1.4 電子版的體系文件。
4.2 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放
4.2.1 管理者代表審核《質(zhì)量手冊》，批準(zhǔn)《程序文件》。
4.2.2 總經(jīng)理批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊》。
4.2.3 企業(yè)管理性文件由辦公室組織編寫、審核，管理者代表批準(zhǔn)。
4.2.4 技術(shù)性文件由各相關(guān)部門編寫、審核，工程師批準(zhǔn)。
4.2.5 所有體系文件由辦公室登記發(fā)放。
4.2.6 外來文件，如標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)等，由各相關(guān)部門識別，技術(shù)部（技術(shù)負(fù)責(zé)人）組織發(fā)放。
4.2.7 文件的發(fā)放應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。
4.2.8 使用文件的各個場所應(yīng)確認(rèn)得到相關(guān)文件的有效版本。
4.2.9 文件分“受控”“非受控”兩大類�！顿|(zhì)量手冊》《程序文件》《管理制度》、《工藝卡》等在企業(yè)內(nèi)屬“受控”文件，發(fā)企業(yè)外有關(guān)部門的屬“非受控”文件。受控文件在文件封面上蓋“受控”章，并注明分發(fā)號，“非受控”文件不予標(biāo)識和控制。
4.3 文件的評審
4 .3.1 管理者代表每年組織各相關(guān)部門進(jìn)行一次文件評審，確定是否需要修改。若修改，按4.2規(guī)定重新辦理手續(xù)。評審信息提交管理評審輸入。
4.4 文件更改
4.4.1 文件在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)需要更改時，由相關(guān)部門填寫《文件更改通知單》，說明更改原因并報(bào)職能部門負(fù)責(zé)人審核，對重要的技術(shù)參數(shù)等還應(yīng)附有充分證據(jù)。
4.4.2 更改后的文件審核、批準(zhǔn)需經(jīng)原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時，由接替其崗位的人員進(jìn)行。
4.4.3 同意更改的文件仍由原起草文件的部門實(shí)施更改，按4.2條規(guī)定辦理手續(xù)，同時收回原版文件并予作廢處置。
4.5 文件的換版與作廢
4.5.1 文件經(jīng)多次更改或需大幅度修改時，組織對文件進(jìn)行換版。
4.5.2 作廢文件由相應(yīng)文件管理職能（辦公室）部門收回，并在《文件發(fā)放、回收登記表》上登記。作廢文件由文件辦公室部門加蓋“作廢”印章，填寫《作廢文件銷毀（留用）登記表》，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀或保留。如需保留的，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，文件加蓋“保留”印章后存檔，填寫《文件歸檔登記表》。
4.6 文件及資料編號：
4.6.1 質(zhì)量手冊編號：
 QM/CX-2014 編制時間
質(zhì)量手冊代號
 4.6.2 程序文件編號： QMS- CX -□ □□
與標(biāo)準(zhǔn)條款對應(yīng)號
流水號
程序文件代號
企業(yè)代號
4.6.3 管理、技術(shù)類： GL- CXQT -□□
流水號
企業(yè)代號
管理（技術(shù)、作業(yè)）文件代號
 4.6.4 外來文件類： WL □□ -2014 文件編制時間
流水號
外來文件代號
 4.6.4 表單類編號： JL □□□——□□ 流水號
與程序文件或標(biāo)準(zhǔn)條款對應(yīng)號
表單代號
4.6.5 流水號：01-99，以各部門制訂發(fā)行的先后順序編號。
4.6.6 版本號：以數(shù)字A/0,A/1……A/0……順序排列,版本A/0表示第一版，0次修改。版本A/1表示第一版，第1次修改。版本B/0，表示第二版，0次修改。
4.7 文件的保存和管理
4.7.1 文件經(jīng)審核、批準(zhǔn)后，原版文件送相應(yīng)文件職能辦公室門存檔，同時填寫《受控文件清單》，防止文件遺漏。
4.7.2 每次內(nèi)部質(zhì)量審核前，文件職能辦公室門應(yīng)會同相關(guān)部門全面檢查各類文件的有效性，核查使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正、處理。
4.7.3 受控文件不得隨意借給他人復(fù)印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，文件職能辦公室部門立即將復(fù)印件追回銷毀， |
